Comprendre le fonctionnement de la comptabilité au sein d'une copropriété. Les règles comptables, les documents obligatoires, le budget prévisionnel, l'avance de trésorerie, la régularisation, les tantièmes, les travaux.
La comptabilité de la copropriété est soumise à des règles spécifiques qui devront être respectées. Le législateur a décidé d’imposer les mêmes règles de comptabilité pour toutes les copropriétés. Ces règles s’appliquent depuis le 1er janvier 2006. Il existe également une liste de plan comptable pour les syndicats de copropriété.
Les règles comptables de la copropriété sont régies selon trois principes de la comptabilité :
Le principe de la partie double : une somme débitée correspond à une somme créditée
Le principe de la comptabilité d’engagement : on enregistre les charges et les produits non au moment de l’encaissement ou du décaissement mais au moment de leur consommation.
Le principe de la tenue des livres : la comptabilité d’une copropriété impose de tenir :
Le livre journal
Le grand livre des comptes
La balance
Les documents obligatoires
Il existe 5 documents obligatoires qui doivent être joint à la convocation :
L’état financier : c’est l’équivalant du « bilan » de la copropriété. Il n’y a donc aucun bénéfice ou pertes.
Compte de gestion générale de la copropriété : ce tableau regroupe les charges et les produits de la copropriété. Les charges sont classées par nature. Il n’y a ni bénéfice ni perte mais on parle d’insuffisance de trésorerie ou d’excèdent de trésorerie.
Compte de gestion pour opérations courantes : les charges sont classées selon leur catégorie (charges communes générales et charges spéciales). On utilisera ce compte pour faire la ventilation par tantième.
Compte de gestion des travaux : il présente les charges travaux par catégorie au regard du budget voté.
L’état des travaux et opérations en cours : ce dernier document est à présenter si nécessaire, si les travaux ne sont pas terminés.
Le budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un document obligatoire qui permet de présenter une prévision des dépenses pour l’exercice. Cette prévision est ventilée poste par poste. L’assemblée générale vote le budget prévisionnel de fonctionnement à la majorité simple de l’article 24.
Le syndic va déterminer à partir du budget prévisionnel la contribution à chaque propriétaire en appliquant leur tantième. Cette contribution se fera sous forme d’appel de provision, généralement trimestriel.
Les provisions sont calculées sur un budget voté.
L’avance de trésorerie
C’est une réserve proposée par le syndic aux copropriétaires afin de faire face aux éventuels imprévus. Elle n’est pas obligatoire et ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel. La répartition de ce budget par copropriétaire se fait en fonction de leur tantième.
La régularisation
A la fin de l’exercice comptable, on édite le montant des charges réelles de la copropriété (à partir des factures). On compare les charges réelles au budget afin d’effectuer la régularisation.
Les tantièmes
Chaque copropriétaire possède une cote-part de la copropriété. Il existe des tantièmes pour chaque type de charges. Elles sont réparties en fonction de l’utilité que chaque copropriétaire tire de ses services.
Les travaux
Dans une copropriété, la plupart des travaux doivent être décidés en Assemblée Générale. Ils font l’objet de budgets particuliers qui sont votés à la même majorité que les travaux. La majorité requise varie selon la nature des travaux :
Majorité simple de l’article 24 pour les travaux d’entretien et de réfection
Majorité de l’article 25 pour les travaux imposés par la loi
Double majorité de l’article 26 pour les travaux d’amélioration
Exceptions : l’installation d’un interphone (article 25) et l’accès pour les handicapés (article 24). Dans certains cas, le syndic peut ordonner les travaux sans convoquer l’A.G. (serrures, ampoules…) mais la loi a néanmoins prévu une sécurité car le syndic doit faire voter par l’A.G. une autorisation d’intervenir jusqu’à un certain montant. Pour la répartition du budget des travaux, on utilise des tantièmes spécifiques. Ceux-ci sont calculés à partir des tantièmes généraux auxquels on appliquera des coefficients. Exemple : on applique un coefficient d’étage aux tantièmes de chaque copropriétaire pour la répartition du budget d’installation et de fonctionnement de l’ascenseur.
